Betriebe haben alle Barumsätze zum Zweck der Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen.
In der Folge sind unter "Registrierkassen" (abgekürzt: RegK) sowohl Registrierkassen als auch andere elektronische Aufzeichnungssysteme gemeint.
Die Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse besteht ab einem Jahresumsatz von netto 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze dieses Betriebes netto 7.500 Euro im Jahr überschreiten. Die Verpflichtung besteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden, daher bei monatlicher Verpflichtung zur UVA-Abgabe frühestens ab 1.5.2016, bei vierteljährlicher UVA-Abgabe oder bei Kleinunternehmern iSd UStG, die von der Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung befreit sind, frühestens mit 1.7.2016.
Auch wenn ein Betrieb mehrere Betriebsstätten (z.B.: Filialen) umfasst, ist der Gewinn einheitlich zu ermitteln. Unterhält der Steuerpflichtige mehrere Betriebe, die nicht als einheitlicher Betrieb anzusehen sind, ist der Gewinn oder Verlust für jeden Betrieb gesondert zu ermitteln und beziehen sich beide Umsatzgrenzen auf jeden Betrieb.
Barumsätze im Sinn dieser Bestimmung sind Umsätze, bei denen die Gegenleistung durch Barzahlung erfolgt. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, mit Barschecks, sowie mit vom Unternehmer ausgegebenen und von ihm an Geldes statt angenommenen Gutscheinen, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen.
Registrierkassen müssen ab dem 1.1.2016 folgenden Voraussetzungen erfüllen:
Ab dem 1.1.2017 ist die Registrierkasse durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen. Der Manipulationsschutz wird über eine Signatur jedes Barumsatzes mittels einer dem Steuerpflichtigen zugeordneten Signaturerstellungseinheit herbeigeführt. Die Signatur muss auch am einzelnen Beleg sichtbar gemacht werden (z.B.: QR-Symbol).
Einzelheiten zur technischen Sicherheitseinrichtung, zur Signaturerstellungseinheit, zur kryptografischen Signatur, sowie zu anderen, der Datensicherheit dienenden Maßnahmen wurden in der Registrierkassensicherheitsverordnung festgelegt. - siehe unten.
Gem. § 132a Bundesabgabenordnung haben Unternehmer dem die Barzahlung Leistenden einen Beleg über empfangene Barzahlungen für Lieferungen und sonstige Leistungen zu erteilen.
Die Belege müssen mindestens enthalten:
Zur handelsüblichen Bezeichnung: Maßstab ist der allgemeine Sprachgebrauch (vgl. Tabelle im u.a. Erlass des BMF vom 12.11.2015 (Zl. BMF-010102/0012-IV/2/2015) zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, Punkt 4.4.4.). Unternehmer der Sparten Einzelhandel, Markt-, Straßen- und Warenhandel bzw. vergleichbare andere, gewerblich tätige Unternehmer, deren Warensortiment Waren mit mehr als 15 handelsüblichen Bezeichnungen umfasst, dürfen in einer Übergangsregelung bis 31.12.2020 ihre Waren mit 15 unterschiedlichen Bezeichnungen auf ihren Belegen und in der Registrierkasse ausweisen.
Ab 2017 hat der Beleg weitere Angaben zu enthalten (laut RKSV, siehe unten).
Der Leistungsempfänger hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen.
Vom Beleg ist eine Durchschrift oder eine Zweitschrift anzufertigen und aufzubewahren. Als Zweitschrift gilt auch die Speicherung im Datenerfassungsprotokoll.
Die Belegerteilungspflicht gilt auch wenn keine Registrierkassenpflicht besteht (z.B. bei Nichtüberschreiten der Umsatzgrenzen) - Ausnahme nur, wenn vereinfachte Losungsermittlung zulässig ist (siehe nachfolgend).
Grundsätzlich sind alle Bareinnahmen in den Büchern/Aufzeichnungen täglich einzeln festzuhalten. Das gilt nicht nur für Bilanzierer, sondern auch für Einnahmen-Ausgabenrechner und bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung und sonstigen Einkünften (§ 131 Abs 1 Z 2 lit b und c BAO).
Zur Zulässigkeit von Kassasturz statt Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht siehe oben in der Basisinformation zur vereinfachten Losungsermittlung.
Erleichterung bei der zeitlichen Erfassung des Geschäftsvorfalls bei so genannten „mobilen Gruppen“ bei bestehender Registrierkassenpflicht (beispielsweise Masseure, Friseure, Tierärzte, Reiseleiter, Fremdenführer uva. (§ 7 BarUV 2015 und Erlass, siehe Punkt 6.7.4)
Jede Registrierkasse muss ab 1.1.2017 über eine geeignete Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit verfügen.
Der Manipulationsschutz der Sicherheitseinricdshtung besteht in der Verkettung der Barumsätze im Datenerfassungsprotokoll mit Hilfe der elektronischen Signatur der Signaturerstellungseinheit.
Die Verkettung entsteht dadurch, dass bei der Erstellung der Signatur jedes Barumsatzes die Signatur des jeweiligen Vorbeleges aus dem Datenerfassungsprotokoll einbezogen wird (Kassenidentifikationsnummer beim Startbeleg).
Jede Registrierkasse muss über ein Datenerfassungsprotokoll und einen Drucker zur Erstellung oder eine Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen verfügen. Diese Bestimmung gilt schon ab 1.1.2016!
Jede Registrierkasse muss über eine geeignete Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit verfügen.
Jede Registrierkasse muss mit dem frei verfügbaren Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 ausgestattet sein, um die für den maschinenlesbaren Code erforderlichen Verschlüsselungen durchführen zu können.
Jeder Registrierkasse muss eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer im Unternehmen zugeordnet werden.
Die Registrierkasse darf keine Vorrichtungen enthalten, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung umgangen werden kann.
Jede Registrierkasse hat ein Datenerfassungsprotokoll zu führen, in dem jeder einzelne Barumsatz zu erfassen und abzuspeichern ist. Für jeden Barumsatz sind zumindest die Belegdaten gemäß § 132a Abs. 3 BAO festzuhalten. Diese Bestimmung gilt schon ab 1.1.2016!
Trainings- und Stornobuchungen sind wie Barumsätze zu erfassen und im Datenerfassungsprotokoll abzuspeichern.
Die Daten des Datenerfassungsprotokolls sind zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar zu sichern. Diese Sicherung ist gemäß § 132 BAO aufzubewahren.
Die Inhalte des maschinenlesbaren Codes (§ 10 Abs. 2) der Barumsätze sind im Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse gemeinsam mit den zugehörigen Barumsätzen festzuhalten.
Das Datenerfassungsprotokoll einer Registrierkasse muss ab 1. Jänner 2016 jederzeit auf einen externen Datenträger exportiert werden können. Ab dem 1. Jänner 2017 gilt für den Export der im Datenerfassungsprotokoll festzuhaltenden Daten des maschinenlesbaren Codes eine Strukturvorgabe.
Die in der Registrierkasse erfassten Barumsätze sind mit ihren Bruttowerten laufend aufzusummieren (Umsatzzähler im Sinne der RKSV). Trainingsbuchungen dürfen sich nicht auf den Umsatzzähler auswirken.
Zu jedem Monatsende sind die Zwischenstände des Umsatzzählers zu ermitteln (Monatszähler) und als Barumsatz mit Betrag Null (0) und elektronischer Signatur der Signaturerstellungseinheit (Monatsbeleg) im Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse zu speichern.
Mit Ablauf jedes Kalenderjahres ist der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält (Jahresbeleg), auszudrucken, zu prüfen und gemäß § 132 BAO aufzubewahren.
Jeder einzelne Barumsatz und Monats-, Jahres- und Schlussbeleg sowie jede Trainings- und Stornobuchung sind elektronisch zu signieren.
Die von der Signaturerstellungseinheit rückgemeldete Signatur ist auf dem zugehörigen Beleg nach den Vorgaben der RKSV als Teil des maschinenlesbaren Codes abzudrucken und im Datenerfassungsprotokoll mit den Belegdaten dauerhaft zu speichern.
Ab 1.1.2017 sind bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse weitere Angaben auf den Belegen erforderlich (§ 11 RKSV auf Basis § 132a Abs. 8 BAO):
Belege für Trainings- und Stornobuchungen sind ausdrücklich als solche zu bezeichnen.
Der Unternehmer oder sein bevollmächtigter Parteienvertreter hat über FinanzOnline den Erwerb seiner Signaturerstellungseinheiten zu melden (ab ca. Anfang Juli 2016 möglich).
Die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung für die Registrierkasse besteht aus der Einrichtung des Datenerfassungsprotokolls (§ 7) und der Ablage der Kassenidentifikationsnummer als Bestandteil der zu signierenden Daten des ersten Barumsatzes mit Betrag Null (0) (Startbeleg) im Datenerfassungsprotokoll.
Der Unternehmer hat unter Zuhilfenahme des Startbeleges die Erstellung der Signatur (§ 9 Abs. 3) und die Verschlüsselung des Umsatzzählers (§ 9 Abs. 2 Z 5) zu überprüfen. Das Prüfergebnis ist zu protokollieren und mit dem ausgedruckten Startbeleg gemäß § 132 BAO aufzubewahren.
Nach § 132 BAO sind Bücher und Aufzeichnungen und hierzu gehörige Belege 7 Jahre aufzubewahren und in entsprechender Form vorzulegen. Diese Unterlagen (wie zB Durchschriften von Rechnungsbelegen) können in elektronischer Form gespeichert werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.
Für den Fall, dass dauerhafte Wiedergaben erstellt werden (wenn zB Ausdrucke vorgenommen werden, etwa bei Rechnungserstellung durch ein Kassensystem), sind diese Rechnungsdaten auch auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.
Wird trotz Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse (siehe oben unter RegK-Pflicht ab 1.1.2016) keine Registrierkasse genutzt oder verfügt die Registrierkasse ab 1. Jänner 2017 nicht über die vorgeschriebene technische Sicherheitseinrichtung, ist dies als Finanzordnungswidrigkeit strafbar (§ 51 Abs. 1 lit. c Finanzstrafgesetz (FinStrG); Strafrahmen bis 5.000 Euro).
Ebenso gilt als Finanzordnungswidrigkeit, wenn die Pflicht zur Ausstellung von Belegen vorsätzlich verletzt wird.
Weiters führt dies nach § 163 BAO zum Verlust der Vermutung der sachlichen Richtigkeit der geführten Bücher und Aufzeichnungen und kann zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 184 BAO durch die Abgabenbehörde führen.
Wird bloß die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht im 1. Quartal 2016 nicht erfüllt, wird dies keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen haben (Erlass 7.5.)
Bis zum 30. Juni 2016 werden bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nur dann keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen gesetzt, wenn der oder die Betroffenen besondere Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen können.