Anforderungen an die Signaturerstellungseinheit
Jede Registrierkasse muss ab 1.1.2017 über eine geeignete Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit verfügen.
Beschreibung der Sicherheitseinrichtung (§ 4 RKSV)
Der Manipulationsschutz der Sicherheitseinricdshtung besteht in der Verkettung der Barumsätze im Datenerfassungsprotokoll mit Hilfe der elektronischen Signatur der Signaturerstellungseinheit.
Die Verkettung entsteht dadurch, dass bei der Erstellung der Signatur jedes Barumsatzes die Signatur des jeweiligen Vorbeleges aus dem Datenerfassungsprotokoll einbezogen wird (Kassenidentifikationsnummer beim Startbeleg).
Allgemeine Anforderungen an die Registrierkasse (§ 5 RKSV)
Jede Registrierkasse muss über ein Datenerfassungsprotokoll und einen Drucker zur Erstellung oder eine Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen verfügen. Diese Bestimmung gilt schon ab 1.1.2016!
Jede Registrierkasse muss über eine geeignete Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit verfügen.
Jede Registrierkasse muss mit dem frei verfügbaren Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 ausgestattet sein, um die für den maschinenlesbaren Code erforderlichen Verschlüsselungen durchführen zu können.
Jeder Registrierkasse muss eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer im Unternehmen zugeordnet werden.
Die Registrierkasse darf keine Vorrichtungen enthalten, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung umgangen werden kann.
Datenerfassungsprotokoll (§ 7 RKSV)
Jede Registrierkasse hat ein Datenerfassungsprotokoll zu führen, in dem jeder einzelne Barumsatz zu erfassen und abzuspeichern ist. Für jeden Barumsatz sind zumindest die Belegdaten gemäß § 132a Abs. 3 BAO festzuhalten. Diese Bestimmung gilt schon ab 1.1.2016!
Trainings- und Stornobuchungen sind wie Barumsätze zu erfassen und im Datenerfassungsprotokoll abzuspeichern.
Die Daten des Datenerfassungsprotokolls sind zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar zu sichern. Diese Sicherung ist gemäß § 132 BAO aufzubewahren.
Die Inhalte des maschinenlesbaren Codes (§ 10 Abs. 2) der Barumsätze sind im Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse gemeinsam mit den zugehörigen Barumsätzen festzuhalten.
Das Datenerfassungsprotokoll einer Registrierkasse muss ab 1. Jänner 2016 jederzeit auf einen externen Datenträger exportiert werden können. Ab dem 1. Jänner 2017 gilt für den Export der im Datenerfassungsprotokoll festzuhaltenden Daten des maschinenlesbaren Codes eine Strukturvorgabe.
Summenspeicher (§ 8 RKSV)
Die in der Registrierkasse erfassten Barumsätze sind mit ihren Bruttowerten laufend aufzusummieren (Umsatzzähler im Sinne der RKSV). Trainingsbuchungen dürfen sich nicht auf den Umsatzzähler auswirken.
Zu jedem Monatsende sind die Zwischenstände des Umsatzzählers zu ermitteln (Monatszähler) und als Barumsatz mit Betrag Null (0) und elektronischer Signatur der Signaturerstellungseinheit (Monatsbeleg) im Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse zu speichern.
Mit Ablauf jedes Kalenderjahres ist der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält (Jahresbeleg), auszudrucken, zu prüfen und gemäß § 132 BAO aufzubewahren.
Signaturerstellung durch die Signaturerstellungseinheit (§§ 9 und 10 RKSV)
Jeder einzelne Barumsatz und Monats-, Jahres- und Schlussbeleg sowie jede Trainings- und Stornobuchung sind elektronisch zu signieren.
Die von der Signaturerstellungseinheit rückgemeldete Signatur ist auf dem zugehörigen Beleg nach den Vorgaben der RKSV als Teil des maschinenlesbaren Codes abzudrucken und im Datenerfassungsprotokoll mit den Belegdaten dauerhaft zu speichern.
Belegerstellung (§ 11 RKSV)
Ab 1.1.2017 sind bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse weitere Angaben auf den Belegen erforderlich (§ 11 RKSV auf Basis § 132a Abs. 8 BAO):
- Kassenidentifikationsnummer,
- Datum und Uhrzeit der Belegausstellung,
- Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt,
- maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)
Belege für Trainings- und Stornobuchungen sind ausdrücklich als solche zu bezeichnen.
Registrierung der Signaturerstellungseinheit (§ 16 RKSV)
Der Unternehmer oder sein bevollmächtigter Parteienvertreter hat über FinanzOnline den Erwerb seiner Signaturerstellungseinheiten zu melden (ab ca. Anfang Juli 2016 möglich).
Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung für die Registrierkasse (§ 6 RKSV)
Die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung für die Registrierkasse besteht aus der Einrichtung des Datenerfassungsprotokolls (§ 7) und der Ablage der Kassenidentifikationsnummer als Bestandteil der zu signierenden Daten des ersten Barumsatzes mit Betrag Null (0) (Startbeleg) im Datenerfassungsprotokoll.
Der Unternehmer hat unter Zuhilfenahme des Startbeleges die Erstellung der Signatur (§ 9 Abs. 3) und die Verschlüsselung des Umsatzzählers (§ 9 Abs. 2 Z 5) zu überprüfen. Das Prüfergebnis ist zu protokollieren und mit dem ausgedruckten Startbeleg gemäß § 132 BAO aufzubewahren.